インターネットバンキング

経理の合理化について

インターネットバンキングというものがあります。
会社のパソコンから銀行の支払ができる、給与の振り込みができる、預金通帳の動きを見ることができるというサービスです。１ヶ月間の手数料は概ね5000円程度です。
もちろんセキュリティの問題をどうするかということがあります。特定の暗証番号さえ知っていれば誰でも預金を動かすことができるのですからどうすればいいのか問題があります。
これについて、私は入金口座と出金口座を別にすればよいのではないかと思っています。
どのようなものでしょうか。

インターネットバンキング

経理の合理化について

インターネットバンキングというものがあります。
会社のパソコンから銀行の支払ができる、給与の振り込みができる、預金通帳の動きを見ることができるというサービスです。１ヶ月間の手数料は概ね5000円程度です。
もちろんセキュリティの問題をどうするかということがあります。特定の暗証番号さえ知っていれば誰でも預金を動かすことができるのですからどうすればいいのか問題があります。
これについて、私は入金口座と出金口座を別にすればよいのではないかと思っています。
どのようなものでしょうか。

売掛金の回収

　基本ルール

売掛金の回収については、当たり前のことですが、出来るだけ早く回収したい、また回収する費用をできるだけ安くあげたいというのが基本的な用件です。
　もちろん、回収漏れをいかに早く発見するかという経理サイドの業務もあります。
　

テクニック　　

　早く回収するにはどうすればよいか。現在、一般的に行われている方法としては、通信販売のように非常に多くの人に商品を販売する場合は、代金引換という方法があります。宅急便等に一件数百円を支払うというものです。この方法は手数料は相当かかりますが、経理の手間がなにしろ楽です。請求書を送り、入金状況をチェックし、督促をするという方法よりは極めて簡単です。よく郵便局による振込（振込手数料が安い）という方法を使われているところもありますが、目に見えないコスト（経理の手間暇）を考えれば宅急便の代金引換が有利だと思われます。もしこのようなビジネスが成り立たない（回収手数料が高いとして宅急便を利用できないようなビジネス）のであれば、そもそもビジネスとして成り立っているかどうかも疑問です。

　その他のやり方として有名なものは銀行が提供している売掛金消し込みサービス、数百件のお客様で約百万円程の初期コストがかかるらしいのですが、これを使うやり方もあります。手作業では取引先２００件ぐらいが限界なのではないでしょうか。

　現金販売の場合、商品の小売店ではクレジットカードの使用も多いですよね。ただし、その場合は信販会社やクレジットカード会社の回収となりますので、回収には時間がかかります。概ね１ヶ月くらいです。また手数料も高い。概ね販売代金の3％－5％くらいです。ということは、このクレジットカードで支払う際に最大のメリットを受けているのは実は買い手側（お客様）であり、販売者側ではありません。とすれば、これは私のお客様ではなく東京の天野隆先生から教えてもらったことですが、家具販売等では高額の商品になるわけですからクレジットカードで払ってもらっては回収も遅くなるし、また回収するための費用も高額になります。そこで、その家具屋では振込手数料無料で銀行振込に協力してもらうと割と簡単に応じてもらえたそうです。
ひとつ検討してみたいやり方です。

パソコン会計は常識だが。。

パソコン会計は常識
パソコン会計をきちんと導入することをお勧めします。わざわざ特別な会計システムをつくる会社もありますが、私の感覚では従業員30人以下の会社では特にシステムを作る必要はありません。せいぜい15～20万円の市販のソフトを使えば十分です。例えば勘定奉行や弥生会計は私のお気に入りです。また、給与計算はパソコンでやるのが常識でしょう。最近では２万円程度の簡単なソフトも出ています。
パソコン会計を導入すると楽なのは、経理の人がパート・アルバイトの人でも同じやり方を実行していくということです。つまり、経理の人が変わっても、一旦画一された経理のやり方（パソコンを導入すると強制的に同じやり方になります）に従わざるを得ないので経理のやり方は統一されます。だし、パソコン会計が思うように効果を発揮していない会社もあります。パソコン会計を導入したときに社長が期待しているのは、月次決算書が翌月すぐにでてくる、経理の作業時間が恐らく２～３割減る、予算管理や資金計画が楽になる等でしょう。しかしながら、これらの効果がうまくでていない会社もあります。
その原因はパソコン会計を導入したときに、その目的を明確に打ち出していないことにあります。作業時間の短縮、人員の削減、月次決算書の提出期限（翌月第○営業日）等をしっかり立てずに導入しているからです。つまり、従来のやり方を前提条件に集計作業だけパソコンを導入しても、経理業務の生産性向上は期待できません。まず、目的を明確にし、そのためにパソコンが本来予定しているやり方に合わせて、経理の従来のやり方を変えない限り、生産性の向上は見込めません。これからパソコンを導入しようという会社（そういう会社は極めて少数でしょうが）は目的をはっきりさせるべきですし、また、パソコン会計を導入しているがどうも効果が上がっていないという場合には、会計事務所などのように外部の人に経理の手続きのどこに問題があるのかを調査してもらい、会計の手続きのルールを確認してもらう必要があります。
　尚、パソコン会計の問題点としてバージョンアップが出る、従って入れ替えのために毎年お金を払わなければならないという問題があります。毎年の保守費として２－３万円かかるようです。例えば、弥生会計では毎年新しいバージョンがでますし、勘定奉行も3～4年毎には新しいバージョンがでます。これらは実は、パソコン会計を作っている会社にとっては一回売り切ったものがいつまでも動いていたら困る、つまり新しい新製品が売れない、ということで少しだけシステムを改良して売っているわけです。いってみればWINDOWS95の後にWINDOWS98がでたようなものです。従って、新しい方がべんりになっていますし、性能も向上しています。しかし、本質的にはバージョンアップにつき合う必要はありません。一度買ったソフトをそのまま使っていけばよろしいということです。敢えて言えば、古いパソコン、例えばｗｉｄｏｗｓ９５に対応していたソフトが、ｗｉｎｄｏｗｓＸＰ（最新版）では動きませんので、パソコン機械そのものを買い変えたとき、あるいは消費税の税率等が変わったというような場合を除けば、従来のソフトを使っていようと問題ありません。

　そういえば弥生会計の会社を買収したライブドアの堀江さんが弥生会計の保守料に魅力を感じたといっているとなにかの席で聞いたことがあります。

　ただし　会計事務所側の人間としていわせてもらえば、やはり最新版を入れてもらった方が便利です。同じソフトでも古いバージョンのソフトで作られたデータを事務所のパソコン（当然ながら最新版のソフトが入っています）で読むのは大変なのです。

経理作業にかける時間を減らす

基本的なやり方

経理担当の人員を減らす
それでは、経理コストが粗利益の５％もあるような会社は何から手をつければいいのでしょうか。答えは簡単です。経理担当の人員を減らす、辞めてもらう、もしくは、営業部門等の部門に配置転換を行う、ということです。私の経験から考えましても、経理で必要な作業には限界があります。したがって、今まで多くの人数で行っているという
ことは、本来やる必要がないことまでやっている、やる必要のない細かい資料を手作業で作っている、ということがまず考えられます。人が減れば、当然できる仕事の範囲は限定されます。したがって、何が必要かということを改めてえ直すことになり、必要最低限のことしかしなくなるということで経理の軽減を図ることができることになります。

銀行窓口に行く回数を減らす
経理の女子社員を考えてみてください。どんな新人OLでも一人平均最低でも2００万円の給料が年間かかっています。これにおおよそ13％の社会保険料を考え、更にその他の諸費用を考えると、年間2000時間働いてもらうとしても、その女子社員の１時間あたりの人件費は12００円近くになります。まして、経理部長など年収６００万円-の人なり、年収８００万の人なりで考えれば、１時間あたり３５００円、４６００円かかるということになります。そのような方が銀行振込に銀行へ行くとすると、銀行が近くにあっても最低でも１時間はかかるケースが多い。
最近の銀行は銀行の窓口に来てもらうのは迷惑だということを露骨に表していますので、できる限り、振込などは自分でしてもらいたい、機械で振り込んでもらいたいということをやっています。今までのように、振込依頼書を作成し、依頼するととても時間がかかる仕組みになっています。１時間かかったとすれば、女子社員でも１２００円コストが発生しているというわけです。
ではどうすればいいのか。一番効果的なことは、インターネットバンキングを利用することです。つまり、パソコンを活用するということです。会社内にパソコンがあり、そのパソコンから預金を振替えたり、振込むというやり方です。もちろん、これについては管理の問題があります。その管理の問題については各銀行が知恵を絞っているところですし、また、お金は中小企業の場合、信頼できる人しか扱わせないケースが多いようです。したがってインターネットバンキングをぜひお勧めします。インターネットバンキングで振込む場合、振込手数料が銀行窓口で手続きするより安価に
設定されています。
また、相当件数振込む場合には、ＦＡＸ等による一括振込の制度もあります。
また、振込も頻繁にしていれば、手間暇がかかりますので、必ず月１回、特定の日（月末等）に振込み日を決め、総合振込みすることをお勧めします。
ちなみに我が事務所では月初めは月次決算　月末は請求書発送業務や給与計算業務が忙しいというわけで毎月１５日過ぎに支払い（銀行振り込み）をすることにしています。

しかし　次の従業員立替金の精算がありますので　銀行に行って現金をおろしてくるという時間はなくなりませんが。銀行でお金をおろす時間は１０万円でも１００万円でも同じ時間ですね。　

小口現金の精算回数を減らす
社員が立て替えた交通費の精算等に経理の方が小口現金の金庫の中からお金を出して精算するという作業が毎日のように行われているかいしゃもあるようです。これを辞めてしまう。辞めてしまうというのは、毎日精算することを辞めてしまうという意味です。一番ベストは月１回小口現金として、交通費等を立て替えて支払った社員が一覧表にまとめ、経理に提出する。その後、経理が確認し、給与の際に同時にその立替金相当額を振り込む、という方法があります。ちなみに私が昔勤務していた会計事務所は外資系の会計事務所は　この方法でした。そのためこれが当たり前だと思っていましたが、独立してやっとお客様になってもらった会社のやり方が　毎日精算　時々精算遅れで不定期に精算　伝票枚数がたくさんなのに驚いた記憶があります。
　この方法は、大変合理的ですが、一部従業員によっては奥さんに小遣いをもらっている関係上、奥さんとトラブルがあるという笑えない話があります。

ちなみに我が事務所では、月２回１０日と２５日に現金で精算することにしており、それ以外のときには精算しません。各人が立て替えた費用はもっぱら交通費が中心ですので、各人毎に一枚のシートに高速料金代等の領収書を貼り付け、同時に明細書を作成し、合計金額で現金精算することにしています。
１０日の精算日に遅れたら次は単月後に精算というわけです。

　とにかく小口現金の精算は会社にとって緊急でも重要でもない仕事です。従業員の方も月に１度か２度まとめて精算するというルールを経営者がはっきり打ち出せば、ルールを守ってもらえることになるだろうと思います。社長や偉い方だけがルール違反をしないように心がけてください。

預金通帳の数は絞る
預金通帳の数は基本的には絞るべきです。即ち預金口座を開く口座は数を減らしたほうがいい。できれば２行、したがって預金通帳２冊が望ましい。今は支払手形を使わないビジネスが最も望ましいので、できれば当座預金口座も開かず、普通預金のみというのが最も望ましいビジネススタイルです。
そうはいかず、当座預金口座を開くと、当座預金の小切手帳や通帳、印鑑、支払手形帳などを誰が管理するかという問題が出てきます。したがって、経理（この場合は財務）の人員コストの削減という意味で、できれば支払手形は使わないほうが望ましい。また預金通帳の記帳の手間を考えると口座数は少ないほうがいいということになります。

経理作業にはどれくらい費用がかかるのか

記帳業務にはどのくらいコストをかければいいのか？
今、『ここまでできる経理の合理化（児玉尚彦著、日本能率協会マネジメントセンタ
ー出版）』という本が１５万部も売れているそうです。これは、いわゆる記帳業務に関連する分野について、色々な改善方法を提案している本です。その中で、おもしろいなと思ったのは、経理作業にかけるコストは、粗利益（売上から仕入・外注費を差し引いた金額）の２％を目安におさえていくということを提案されています。ここでいう経理コストとは、経理の精算や支払い、伝票・帳簿作成といったルーティン作業をする人の人件費と会計事務所の顧問料の合計です。私の経験値、上は大企業、といっても売上数百億円という公開企業から、下は従業員十人の個人商店までの経験値で考えても、合理的に経理作業が進んでいるな、スムーズに経理が行われているなという会社をいくつか試しに計算してみましたが、確かにほぼ粗利益の２％の水準でした。従って、粗利益の２％の水準で経理に関する費用が賄えているところは、まずまず合理的な経理作業を行っていると言えるのでしょう。

　　粗利益とは　売上高から変動費（売上に正比例して増減する費用、例　小売業での商品仕入れ高など）のことです。決して　売上高の２％といっているわけではありませんので誤解なくお願いします。

時々赤字で困っているなというような会社に行くことがありますが、経理のコストが確かに粗利益の３％～５％くらいとなっているケースはざらにあるようです。例えば粗利益が年間５億円の企業でしたら、１％改善すれば５００万円利益が改善することになります。したがって、まずやるべきことは、自分の会社の経理に付属するコストが２％にあっているかどうかを判定して見ることではないでしょうか。

しかし、経理にお金をかけない方がよいといっても限度問題です。
何度も経理にかけているお金が　１％以下という会社を見たことがあります。
そのタイプは２種類。
　　　－結構大きい規模の会社で倒産した会社
　　　－きわめて小さい個人会社
　　　　　　このケースは小さい会社だから経理にお金をかけずにすんでいるのか　それとも経理にお金を使わない（使えない？）から小さいままなのかわかりませんが。。。

経理とはなにか

記帳の合理化について考えてみたいと思います。
まず最初に「経理」という言葉の意味を考えてみてください。通常の社長方の頭の中
に経理というと非常に幅広いイメージ、仕事が含まれています。一般的に経理の仕事というと次の３つがあります。
　
　①　記帳業務　
日々の取引、お金の動きを仕訳をおこすことにより、帳簿に取込み、最終的に
は損益計算書、貸借対照表等の決算書を作りあげるという作業です。ここで要求
される能力はそれほど高いものではなく、同じような作業を繰り返す行うことが
必要になります。従って、一定人数以上の企業では、パートの方をこの記帳業務
に当てはめた方がコスト的に有利であると考えられます。
　②　財務管理業務　
現金・預金の入出金の管理という意味が強いです。月々の支払いあるいは預金
残高の確認、更には借入金の交渉・返済、支払手形の発行、受け取り手形の回収
等、現金・預金の直接的な管理という業務になります。今、機械化が進んでいま
すので、財務の世界においては、ある程度の人数的な余裕のある会社でも１人か
２人の正社員、特に信頼のおける人にお願いするというケースが大部分です。
　③　計数管理　
記帳業務を通じて、できあがった月次決算書等をもとに、昨年の数字・先月の
数字や予算と比較し、売上がどうなったか、経費が何が増え何が減ったか、結果
的に利益は予算に比べてうまく達成できそうか、赤字になりそうだなどの分析を
行い、それをもとに更に会社としての対応方針を考えていくという仕事です。こ
の仕事はいわゆる経理部などとよばれているほどの人数がいる会社では経理部長
が行うのが本来の仕事ですが、中小企業では社長自らが経理の担当者（と言って
も実際は、記帳をし、お金の管理をしている人ですが）から報告を受けながら数
字をみている形が多いのでしょう。更には私ども会計事務所から数字の報告を受
けることも多いようです。

以上のように、経理業務と単純に申しましても、記帳業務、財務管理業務、計数管理
業務という３つの仕事からなっています。経理手続きの軽減、経理の合理化、コストを
下げるということについては、今回は記帳業務を中心にお話したいと思います。